ペーパーレス化システム導入のメリット・デメリットやツールの選び方

ペーパーレス化システム導入に役立つ知識を解説

ペーパーレス化が進む背景について解説します。システムやツールの準備など、事前に必要な作業も見てみましょう。ペーパーレス化は業務の効率化や、オフィスの省スペース化など様々なメリットがあります。ペーパーレス化のメリットとデメリットもチェックしてみてください。

ペーパーレス化システムが進む背景とメリット・デメリット

ペーパーレス化が急速に進み、パソコンやスマートフォンなどペーパーレス化に必要なシステム・ツールの導入が必要です。なぜこのように急速にペーパーレス化が進んでいるのか、その背景について解説します。また、ペーパーレス化のメリットとデメリットについても見てみましょう。

パソコンと資料

ペーパーレスが進む背景

近年では様々な業界でペーパーレス化が進んでいます。なぜ、これほどまでに急速に浸透してきたのか、これには2つの事情があるようです。ペーパーレス化が進む背景について見てみましょう。

1.国も法整備へ

ペーパーレス化は企業だけにとどまらず、国も取り組むべき課題として認識し、ペーパーレス化を推進しています。2004年に制定された「e-文書法」では、カルテなど紙で保存する必要があったものを、スキャンした電子データとしての保存が認められました。

また、2015、2016年にはデータによる領収書の金額基準が撤廃され、スマートフォンやカメラで撮影されたデータの利用も許可されました。これにより、企業の経費精算は飛躍的に簡潔になりました。

以前は社員一人ひとりが伝票を紙で印刷し、紙の領収書をそこに貼り付けて提出し、経理担当が目視でチェックと集計をしていました。現在では、領収書を手元のデバイスで撮影し、社内のツールに送れば自動で経費精算が可能になったのです。

2019年には「デジタル手続法」が制定され、マイナンバーカードなどオンラインでの各種手続きが可能となり、場所を選ばずに手続きができることで利便性が大きく向上しました。

2.持続可能なビジネスを目標に

2015年の国連サミットで採択された「Sustainable Development Goals(持続可能な開発目標)」では貧困や経済成長など多岐にわたる目標が提示されています。下記の2つの目標がペーパーレス化につながっているのです。

  • 目標9:産業と技術革新の基盤をつくろう
  • 目標15:陸の森の豊かさも守ろう

特に目標15では、ペーパーレス化によって紙の使用量を減らすことが、森林の保護につながります。日本の紙生産量は中国、アメリカに次ぐ世界第3位となっており、これは国民一人当たり年間で201kgも消費している計算になります。

meritとdemerit

メリット・デメリットは?

ペーパーレス化のメリットについて見てみましょう。

1.コスト削減

電子データをメールで送れば、書類の郵送料は不要になります。機密情報が印刷された書類を廃棄していたシュレッダーも不要になり、オフィス機器の費用を削減できます。また、書類を印刷する人件費も削減できます。

2.業務の効率化

過去の書類が必要になって探す場合、紙であれば一枚ずつ確認する必要があり捜索に時間がかかりますが、電子化すればキーワード検索で簡単に見つけられるようになります。また、資料へのアクセスや、アップロード、共有も場所を選ばずできるため、オフィスへの移動時間を削減することで効率的に仕事を進められます。書類をバインダーにファイリングしたり、そのバインダーを整理する必要もないので書類整理の手間も不要です。

3.オフィスの省スペース化

印刷した書類はキャビネットなどに保管しなければなりませんが、電子データならサーバー上に保管でき、オフィスを省スペース化できます。書類の保管に使用するバインダーや収納BOXなども不要になり、スペースを有効活用できます。

4.紛失や劣化のリスク低減

紙の書類は紛失や、火災・水害による消失のリスクがありますが、電子化すれば消失のリスクを大きく減らすことができます。経年劣化で文字が消えて読めなくなることもありません。データを保管しておくサーバーは厳重な管理が必要ですが、半永久的に保管ができます。また、データにセキュリティ対策を施しておけば、万が一端末を紛失してしまった場合でも機密漏洩のリスクは低くなります。

続いてペーパーレス化することのデメリットもご紹介します。

1.導入費用がかかる

ペーパーレスを導入するためには、電子化された資料を読むための端末と、データを送受信するためのネットワーク整備が必要です。また、現時点で大量の紙の資料があり、それらをスキャナーなどで電子化する必要がある場合は工数が大きく膨らみます。

2.システムや機器の故障リスクがある

紙のような劣化や破損はありませんが、書類を保管するためのサーバーが故障したりシステム障害が起こったりした場合、閲覧することができないので業務に支障をきたします。故障の度合いによっては、データが消失するという最悪のケースも考えられます。そのため、頻繁にバックアップを取り複数の場所に保管するなど、あらかじめ対策を考えておくことが必要です。

アクシーズ株式会社ではペーパーレス化システム導入などの業務改善支援を行っております。常にお客様の立場に立ってニーズを把握し、業務改善につながる良質なサービスをご提案いたします。

ペーパーレス化システム導入に必要なツール・選び方

ペーパーレス化には事前に必要なシステム・ツールを準備する必要があります。どのようなツールが必要で、どのように選べばよいのかを解説します。

ペーパーレス化システムのイメージ

ペーパーレスに必要なものとは?

ペーパーレス化のためには、以下のツールを用意しましょう。

  • PC・タブレット・スマートフォンなど
  • マルチデバイスに対応したクラウドストレージ
  • 複数の情報を一括管理できる業務効率化支援ツール
  • 導入企業が多いWeb会議ツール

これらのツールを導入することで、自社のペーパーレス化を推進できます。

タブレットを操作するビジネスマン

選び方のポイント

ペーパーレス化実現のためのシステム・ツールは、それぞれの特徴と自社の希望との兼ね合いで選定しましょう。

1.デバイス

一般的に、ビジネスシーンで利用するデバイスといえばPCですが、近年ではタブレットやスマートフォンの利用も増えてきています。タブレット・スマートフォン版のアプリでも、PC版とほぼ同等の機能を使えることが多いため、PCにこだわる必要はなくなってきています。ただし、データ容量や処理能力、画面の見やすさなどには注意が必要です。タブレットやスマートフォンの携帯性を活かすために、操作のしやすさも重視しましょう。文書の作成や閲覧などでは、PCよりタブレットやスマートフォンのほうが使いやすいという人が増えてきています。

手軽な情報共有を希望するならタブレットやスマートフォンを、データ容量、処理能力などを優先するならPCを選ぶのがおすすめです。

2.クラウドストレージ

クラウドストレージであれば必要に応じて誰でも簡単にアクセス可能で、保存・共有をスムーズに行なえます。ビジネス利用の場合、容量に制限がないクラウドストレージであれば、大容量のファイルも保存・共有可能です。セキュリティ面のチェックも必須です。重要文書のデータも安心して保存・共有できるよう、高セキュアなクラウドストレージを選んでください。タブレットやスマートフォンでも、PCと同様に使えるマルチデバイス対応のサービスかどうかも選定の上では重要なポイントです。

3.業務効率化支援ツール

業務効率化支援ツールとは、顧客管理や営業支援などを行うツールの総称です。ツールによっては、名刺情報の電子化や顧客に対するメール配信の自動化にも対応しています。業務効率化支援ツールを選ぶ際は、インターフェースがシンプルで、操作や管理がしやすいものがおすすめです。そうでなければ、逆に業務が煩雑化して効率が悪くなります。複数の情報を一括管理できるツールであれば、業務効率化につながるだけでなく、コストが圧縮できることもメリットです。

4.Web会議ツール

リモートワークに移行する企業が増えている中では、Web会議ツールの重要性が増してきています。Web会議ツールを活用すれば、遠隔地の社員やクライアントと簡単に会議を行うことができます。会議に必要な資料は電子データとして作成して共有可能なため、紙の資料は必要ありません。

ペーパーレス化システム導入をお考えならアクシーズ株式会社へ

ペーパーレス化を進めるために、自社に合ったシステム・ツールをチェックして選びましょう。便利な反面、紙に慣れている方の場合には不便に感じてしまうこともあるでしょう。しかし、それ以上に業務の効率化などメリットも多いです。

アクシーズ株式会社では業務改善支援を行っております。ペーパーレス化システムや販売管理システムの導入、スマートフォンアプリ構築など、お客様のご要望に合わせてご提案させていただきます。業務効率化でお悩みの際は、ぜひお気軽にご相談ください。

ペーパーレス化システム導入をお考えならアクシーズ株式会社へ

会社名 アクシーズ株式会社
代表取締役 勝目謙治
設立日 2011年5月
住所 〒103-0021 東京都中央区日本橋本石町3丁目2−7 常盤ビル4階
TEL 03-6214-0017
FAX 03-3275-8506
Mail info@axeeds.com
URL https://www.axeeds.com/
受付時間 平日:10時〜17時
事業内容
  • 情報処理システムコンサルティング
  • 情報処理システムソフトウェアの設計、開発、販売
  • ウェブサイトの企画、設計、開発、運営及び販売
  • 業務効率化、ペーパーレス化などの業務改善支援
  • コンピュータソフトウェア・ハードウェアの販売、保守
サービスのご依頼・ご質問は、フォーム又はお電話にてお問い合わせください。
ご不明な点がありましたらお気軽にお電話ください。
03-6214-0017<受付時間>
平日:10時〜17時
<基幹システム受託開発>
工業用薬品製造業向け
生産管理システム構築支援

過去のデータを基に未来の予測を行い、的確な生産管理状況の「見える化」の仕組みを御社に合わせたオーダーメイドシステムとして構築いたします。

塗料のように、薬品を混合して製造を行っている業種には特に実績がございます。

市販パッケージで御社のやりたいことができなくお困りの際は、まずは弊社にご相談ください。

  • 販売管理システムとの連携がうまくいかない
  • 工程実績の反映が遅く、生産計画の運用精度が上がらない
  • 市販パッケージが会社の運用に合わない
  • 様々なお客様のニーズに
    アクシーズはお応えします!
    お気軽にご相談ください。
  • 03-6214-0017 <受付時間> 平日:10時〜17時
  • お問い合わせ
  • 閉じる
<基幹システム受託開発>
販売管理システム構築支援

販売管理システムをただの請求書発行システムで終わらせることなく、売上、仕入、在庫システムの連動による素早い経営分析を行えるように御社に合わせたオーダーメイドシステムとして構築いたします。

市販パッケージで御社のやりたいことができなくお困りの際は、まずは弊社にご相談ください。

  • 経営指標となる「データ分析」を行いたい
  • お客様からの問い合わせ、注文はスムーズに対応したい
  • 市販パッケージが会社の運用に合わない
  • 様々なお客様のニーズに
    アクシーズはお応えします!
    お気軽にご相談ください。
  • 03-6214-0017 <受付時間> 平日:10時〜17時
  • お問い合わせ
  • 閉じる
<WEBアプリ受託開発>
スマートフォンアプリ構築支援

今後も拡大するであろうiPad、iPhone、Android搭載のスマートフォンは、あらゆる分野で活用されていくかと思います。

ユーザビリティ、アクセシビリティの観点から調査し、お客様のニーズに合わせたアプリケーションを制作をいたします。

  • ビジネスツールとして活用したい
  • 宣伝ツールとして活用したい
  • 営業促進ツールとして活用したい
  • 様々なお客様のニーズに
    アクシーズはお応えします!
    お気軽にご相談ください。
  • 03-6214-0017 <受付時間> 平日:10時〜17時
  • お問い合わせ
  • 閉じる
<WEBアプリ受託開発>
Webサイト制作

価格の安さも大切ですが、お客様の要望を基に隠された問題点を引き出せなければ、価値のあるWebサイトは制作できません。

お客様視点に立ち、ユーザビリティ、アクセシビリティの観点から調査し、Webサイト制作を行わせていただきます。

また今やCMSの導入は当たり前となっておりますが、御社にあったCMSの導入も行います。

まずは是非ご相談ください。

  • WEBサイトへの訪問者数が増えない
  • WEBデザインが自分の想像通りに出来上がってきていない
  • WEBサイト制作に必要な、素材を用意するのが困難
  • 様々なお客様のニーズに
    アクシーズはお応えします!
    お気軽にご相談ください。
  • 03-6214-0017 <受付時間> 平日:10時〜17時
  • お問い合わせ
  • 閉じる
<EXCEL・ACCESS受託開発>
EXCEL・ACCESSマクロ開発・保守

EXCEL・ACCESSマクロのメンテナンスでお困りではないでしょうか。

簡単なシステムは無駄なお金を使わずにEXCEL・ACCESSでも十分なシステム運用が可能です。

将来的なシステムの拡張も考えて、お客様に最適なシステムをご提案いたします。

  • 社内作成者が退職されてメンテナンスができなくなってしまった
  • 既存のシステムが業務内容の変更に伴い修正が必要になった
  • 開発に無駄な投資をしたくない
  • 様々なお客様のニーズに
    アクシーズはお応えします!
    お気軽にご相談ください。
  • 03-6214-0017 <受付時間> 平日:10時〜17時
  • お問い合わせ
  • 閉じる
<他社システム運用・保守>
他社の制作システム運用・保守

システムの保守、運用に対するお客様の不安・不満があるかと思いますが、他社が開発したシステムでも、徹底的に分析し迅速に対応いたします。

当社は自社内での開発に徹し、社内で技術共有を行い蓄積しておりますので、他社システムの運用・保守も是非お任せ下さい。

  • 制作を依頼していた会社が倒産してしまった
  • システムの不具合が多く、今後の運用が心配
  • 対応のスピードに不満がある
  • 様々なお客様のニーズに
    アクシーズはお応えします!
    お気軽にご相談ください。
  • 03-6214-0017 <受付時間> 平日:10時〜17時
  • お問い合わせ
  • 閉じる
<Office製品導入支援>
グループウェア「Office 365」の
導入支援サービス

Office 365はマイクロソフトが提供するクラウド型のグループウェアです。PC、スマートフォン、タブレットなどからメールや予定表を確認することができます。

インターネットに接続できる環境があれば、遠く離れた場所でも表情を見ながらのオンライン会議が行えますので、出張費等の経費の節約にもつながります。

また、Office 365では常に最新版のOfficeを利用することが出来るので、新しいバージョンのofficeの購入の必要もなくなり、その分の購入費用もかからなくなります。

導入に興味があれば、是非ご相談ください。

  • Office 365の導入・運用について、知識がないのでお任せしたい
  • PC、スマートフォン、タブレットなど複数のデバイスでOfficeを利用したい
  • 日本全国、海外の営業拠点とコミュニケーションを常に取りたい
  • 災害に強いグループウェアを求めている
  • 様々なお客様のニーズに
    アクシーズはお応えします!
    お気軽にご相談ください。
  • 03-6214-0017 <受付時間> 平日:10時〜17時
  • お問い合わせ
  • 閉じる