ペーパーレス化システム導入のメリット・デメリットやツールの選び方

ペーパーレスが進む背景

近年では様々な業界でペーパーレス化が進んでいます。なぜ、これほどまでに急速に浸透してきたのか、これには2つの事情があるようです。ペーパーレス化が進む背景について見てみましょう。

1．国も法整備へ

ペーパーレス化は企業だけにとどまらず、国も取り組むべき課題として認識し、ペーパーレス化を推進しています。2004年に制定された「e-文書法」では、カルテなど紙で保存する必要があったものを、スキャンした電子データとしての保存が認められました。

また、2015、2016年にはデータによる領収書の金額基準が撤廃され、スマートフォンやカメラで撮影されたデータの利用も許可されました。これにより、企業の経費精算は飛躍的に簡潔になりました。

以前は社員一人ひとりが伝票を紙で印刷し、紙の領収書をそこに貼り付けて提出し、経理担当が目視でチェックと集計をしていました。現在では、領収書を手元のデバイスで撮影し、社内のツールに送れば自動で経費精算が可能になったのです。

2019年には「デジタル手続法」が制定され、マイナンバーカードなどオンラインでの各種手続きが可能となり、場所を選ばずに手続きができることで利便性が大きく向上しました。

2．持続可能なビジネスを目標に

2015年の国連サミットで採択された「Sustainable Development Goals（持続可能な開発目標）」では貧困や経済成長など多岐にわたる目標が提示されています。下記の2つの目標がペーパーレス化につながっているのです。

• 目標9：産業と技術革新の基盤をつくろう
• 目標15：陸の森の豊かさも守ろう

特に目標15では、ペーパーレス化によって紙の使用量を減らすことが、森林の保護につながります。日本の紙生産量は中国、アメリカに次ぐ世界第3位となっており、これは国民一人当たり年間で201kgも消費している計算になります。

メリット・デメリットは？

ペーパーレス化のメリットについて見てみましょう。

1．コスト削減

電子データをメールで送れば、書類の郵送料は不要になります。機密情報が印刷された書類を廃棄していたシュレッダーも不要になり、オフィス機器の費用を削減できます。また、書類を印刷する人件費も削減できます。

2．業務の効率化

過去の書類が必要になって探す場合、紙であれば一枚ずつ確認する必要があり捜索に時間がかかりますが、電子化すればキーワード検索で簡単に見つけられるようになります。また、資料へのアクセスや、アップロード、共有も場所を選ばずできるため、オフィスへの移動時間を削減することで効率的に仕事を進められます。書類をバインダーにファイリングしたり、そのバインダーを整理する必要もないので書類整理の手間も不要です。

3．オフィスの省スペース化

印刷した書類はキャビネットなどに保管しなければなりませんが、電子データならサーバー上に保管でき、オフィスを省スペース化できます。書類の保管に使用するバインダーや収納BOXなども不要になり、スペースを有効活用できます。

4．紛失や劣化のリスク低減

紙の書類は紛失や、火災・水害による消失のリスクがありますが、電子化すれば消失のリスクを大きく減らすことができます。経年劣化で文字が消えて読めなくなることもありません。データを保管しておくサーバーは厳重な管理が必要ですが、半永久的に保管ができます。また、データにセキュリティ対策を施しておけば、万が一端末を紛失してしまった場合でも機密漏洩のリスクは低くなります。

続いてペーパーレス化することのデメリットもご紹介します。

1．導入費用がかかる

ペーパーレスを導入するためには、電子化された資料を読むための端末と、データを送受信するためのネットワーク整備が必要です。また、現時点で大量の紙の資料があり、それらをスキャナーなどで電子化する必要がある場合は工数が大きく膨らみます。

2．システムや機器の故障リスクがある

紙のような劣化や破損はありませんが、書類を保管するためのサーバーが故障したりシステム障害が起こったりした場合、閲覧することができないので業務に支障をきたします。故障の度合いによっては、データが消失するという最悪のケースも考えられます。そのため、頻繁にバックアップを取り複数の場所に保管するなど、あらかじめ対策を考えておくことが必要です。

アクシーズ株式会社ではペーパーレス化システム導入などの業務改善支援を行っております。常にお客様の立場に立ってニーズを把握し、業務改善につながる良質なサービスをご提案いたします。

ペーパーレスに必要なものとは？

ペーパーレス化のためには、以下のツールを用意しましょう。

• PC・タブレット・スマートフォンなど
• マルチデバイスに対応したクラウドストレージ
• 複数の情報を一括管理できる業務効率化支援ツール
• 導入企業が多いWeb会議ツール

これらのツールを導入することで、自社のペーパーレス化を推進できます。

選び方のポイント

ペーパーレス化実現のためのシステム・ツールは、それぞれの特徴と自社の希望との兼ね合いで選定しましょう。

1．デバイス

一般的に、ビジネスシーンで利用するデバイスといえばPCですが、近年ではタブレットやスマートフォンの利用も増えてきています。タブレット・スマートフォン版のアプリでも、PC版とほぼ同等の機能を使えることが多いため、PCにこだわる必要はなくなってきています。ただし、データ容量や処理能力、画面の見やすさなどには注意が必要です。タブレットやスマートフォンの携帯性を活かすために、操作のしやすさも重視しましょう。文書の作成や閲覧などでは、PCよりタブレットやスマートフォンのほうが使いやすいという人が増えてきています。

手軽な情報共有を希望するならタブレットやスマートフォンを、データ容量、処理能力などを優先するならPCを選ぶのがおすすめです。

2．クラウドストレージ

クラウドストレージであれば必要に応じて誰でも簡単にアクセス可能で、保存・共有をスムーズに行なえます。ビジネス利用の場合、容量に制限がないクラウドストレージであれば、大容量のファイルも保存・共有可能です。セキュリティ面のチェックも必須です。重要文書のデータも安心して保存・共有できるよう、高セキュアなクラウドストレージを選んでください。タブレットやスマートフォンでも、PCと同様に使えるマルチデバイス対応のサービスかどうかも選定の上では重要なポイントです。

3．業務効率化支援ツール

業務効率化支援ツールとは、顧客管理や営業支援などを行うツールの総称です。ツールによっては、名刺情報の電子化や顧客に対するメール配信の自動化にも対応しています。業務効率化支援ツールを選ぶ際は、インターフェースがシンプルで、操作や管理がしやすいものがおすすめです。そうでなければ、逆に業務が煩雑化して効率が悪くなります。複数の情報を一括管理できるツールであれば、業務効率化につながるだけでなく、コストが圧縮できることもメリットです。

4．Web会議ツール

リモートワークに移行する企業が増えている中では、Web会議ツールの重要性が増してきています。Web会議ツールを活用すれば、遠隔地の社員やクライアントと簡単に会議を行うことができます。会議に必要な資料は電子データとして作成して共有可能なため、紙の資料は必要ありません。